Présentation du Service Technique de Numérisation et d’Archivage des Dossiers Physiques Existants et Intégration dans BTI DMS
Le Service Technique de Numérisation et d’Archivage de BTI est spécialement conçu pour répondre aux besoins des organisations qui souhaitent moderniser leur gestion documentaire. Ce service transforme vos dossiers physiques existants en un format numérique, permettant ainsi une gestion plus efficace, sécurisée et accessible grâce à l’intégration dans notre système de gestion documentaire, BTI DMS. En combinant la numérisation et l’archivage, nous offrons une solution complète pour préserver vos archives tout en facilitant leur utilisation quotidienne.
Caractéristiques Principales
Numérisation des Dossiers Physiques Numérisation Haute Qualité : Conversion des dossiers papier en fichiers numériques avec une précision exceptionnelle, garantissant la conservation de tous les détails critiques. Conversion Multi-Format : Les dossiers sont numérisés dans différents formats (PDF, TIFF, etc.), adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation.
Archivage Électronique Organisation et Classement : Les dossiers numérisés sont classés et indexés selon une structure logique et personnalisée, facilitant leur récupération future. Archivage Sécurisé : Stockage des documents numérisés dans un environnement sécurisé, avec des protocoles stricts de protection des données et une conformité aux normes légales de conservation. Accès Contrôlé : Gestion des droits d'accès pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier les documents archivés.
Intégration dans BTI DMS Migration Fluide : Intégration des documents numérisés directement dans BTI DMS, notre système de gestion documentaire, assurant une transition sans heurts vers une gestion électronique. Recherche Avancée : Utilisation des métadonnées extraites et des outils de recherche de BTI DMS pour retrouver rapidement les documents nécessaires. Workflows Automatisés : Mise en place de flux de travail pour gérer l’approbation, la révision, et la distribution des documents, intégrant ainsi parfaitement les dossiers physiques dans vos processus numériques.
Conservation et Conformité Respect des Normes Légales : L’archivage numérique respecte les réglementations en vigueur en matière de conservation des documents, assurant leur disponibilité et leur intégrité à long terme. Traçabilité et Historique : Chaque document intégré dans BTI DMS bénéficie d’un historique complet des actions effectuées, facilitant les audits et le contrôle interne.
Avantages pour Votre Organisation Gain d’Espace et de Temps : Élimination des archives papier encombrantes, libérant ainsi de l’espace physique et réduisant les coûts de stockage. Amélioration de l’Efficacité : Accès rapide et centralisé aux documents, permettant une gestion plus efficace des dossiers et une prise de décision plus rapide. Sécurité Renforcée : Protection avancée des documents numérisés contre les pertes, les dommages, ou les accès non autorisés. Modernisation des Processus : Intégration fluide des dossiers physiques dans un environnement numérique, améliorant ainsi la conformité et l’agilité de votre organisation.
